Paano Magdagdag ng mga Panauhin sa Asana

Ang mga app sa pamamahala ng koponan ay mahusay para sa pagpapanatili ng lahat sa koponan sa parehong pahina tungkol sa organisasyon. Sa Asana, ang mga tagapamahala ay mahusay na makakapagbahagi ng mga gawain at makapagdaragdag ng mga miyembro ng Panauhin upang suportahan ang mga koponan upang magbigay ng karagdagang manggagawa para sa kanilang mahahalagang proyekto.

Namumuno ka man sa isang team o miyembro ka lang, sasabihin namin sa iyo ang lahat tungkol sa pag-master ng pamamahala ng proyekto at kung paano magdagdag ng mga Panauhin sa iyong Organisasyon o team sa Asana. Magbasa para malaman ang higit pa.

Paano Magdagdag ng mga Panauhin sa Asana

Pinapayagan ng Asana ang mga kumpanya na magdagdag ng mga bagong miyembro, kahit na wala silang email domain. Ang tampok na ito ay madaling gamitin upang magdagdag ng mga bagong collaborator sa mga partikular na gawain o magdagdag ng mga customer upang subaybayan ang iyong pag-unlad. Ang status ng bisita ay nagbibigay-daan sa sinumang walang email na may domain ng organisasyon na maging isang Panauhin sa Organisasyon.

Ang mga Administrator ng Mga Organisasyon sa Asana ay ang mga taong awtorisadong mag-imbita at magdagdag ng mga Panauhin. Maaari silang magpasya kung sino ang maaaring magdagdag ng mga bagong miyembro sa pamamagitan ng pagpili kung ang mga admin, miyembro ng organisasyon, o lahat lang ang maaaring mag-imbita ng mga bagong tao sa team.

Narito kung paano Mag-imbita ng mga Panauhin mula sa Admin Console:

  1. Buksan ang Asana at mag-click sa pindutang "Mga Miyembro" sa kanang sulok sa itaas.

  2. I-tap ang button na "Mag-imbita ng Mga Miyembro".

  3. I-type ang email address ng taong gusto mong imbitahan.

  4. Mula sa drop-down na menu, piliin ang proyektong gusto mong italaga sa kanila.

  5. Kumpirmahin sa pamamagitan ng pag-click sa “Ipadala.”

Narito ang mga hakbang para sa pag-imbita ng isang tao na sumali sa isang proyekto:

  1. Buksan ang Asana at ang proyekto kung saan mo gustong mag-imbita ng mga bagong Bisita.

  2. Mag-click sa icon na "Mga Miyembro", at magbubukas ito ng window na "Ibahagi ang Proyekto".

  3. Maaari kang mag-imbita ng mga bagong miyembro ng team o mga Bisita sa pamamagitan ng pag-type ng kanilang pangalan o email address.

Paano Mag-imbita ng Mga Tao sa Iyong Organisasyon

Ang pinakamadaling paraan upang mag-imbita ng mga bagong Miyembro o Panauhin sa iyong mga proyekto ay magpadala sa kanila ng isang naibabahaging link ng imbitasyon. Maaaring ibahagi ng mga user ng Asana ang mga link na ito sa maraming channel tulad ng Slack, Microsoft Teams, email, o kahit sa pamamagitan ng text message. Ang mga naibabahaging link ay mahusay para sa pag-imbita ng mga bagong Miyembro, at ang email ay pinakamainam para sa mga Bisita.

Kung gusto mong mag-imbita ng isang tao sa isang proyekto, narito ang kailangan mong gawin:

  1. Buksan ang Asana.

  2. Sa kaliwang sidebar, hanapin ang proyektong gusto mong ibahagi.

  3. Mag-click sa pindutang "Ibahagi" na matatagpuan sa kanang sulok sa itaas.

  4. Piliin kung gusto mong mag-imbita ng isang tao sa pamamagitan ng email o isang naibabahaging link.

  5. Kopyahin ang link upang ibahagi ang proyekto.

Kung gusto mong mag-imbita ng isang tao sa team, narito kung paano mo ito magagawa:

  1. Buksan ang Asana.

  2. Mag-click sa pangalan ng iyong koponan.

  3. I-tap ang button na "Imbitahan".

  4. Sa pop-up window, magpasya kung gusto mong mag-imbita ng mga miyembro gamit ang email o isang link.

Mga karagdagang FAQ

Maaari Mo bang Panatilihing Pribado ang Mga Proyekto at Gawain sa Asana?

Oo, mayroon kang ganap na kontrol sa lahat ng iyong proyekto sa Asana, at maaari kang magpasya sa kanilang katayuan. Nagbibigay-daan sa iyo ang mga kontrol sa pahintulot na bantayan ang bawat piraso ng impormasyon at ang visibility nito sa mga miyembro ng Organisasyon. Maaaring matukoy ng bawat indibidwal kung gusto nilang magbahagi lang ng isang bagay sa kanilang koponan at mga collaborator o sa lahat ng iba pa sa Organisasyon.

Kung ang mga gawain ay bahagi ng isang pribadong proyekto, ang kanilang visibility ay limitado lamang sa mga collaborator na direktang nagtatrabaho sa proyekto at sa mga gawain nito. Makikita ng bawat collaborator ang kanilang gawain o mga subtask, ngunit hindi nila maa-access ang mga gawain ng ibang tao, kahit na nasa iisang Organisasyon sila.

Minsan, kapag gusto mong manatili ang partikular na impormasyon sa ilang miyembro ng team, maaari mong markahan ang mga proyektong ito bilang Pribado o kahit na Comment-only. Kapag naitakda mo nang maging pampubliko ang iyong mga gawain, magiging available ang mga ito sa lahat mula sa iyong Organisasyon o Koponan.

Kapag nagpasya kang baguhin ang privacy ng iyong proyekto, ito ang kailangan mong gawin:

• Mag-click sa “+” sa kanang sulok sa itaas.

• Doon, makikita mo ang lahat ng Miyembro at Bisita sa iyong Koponan, at sa itaas, makikita mo ang "Gawing Pribado."

• Kapag nag-click ka sa “Gawing Pribado,” magiging available lang ang iyong proyekto sa mga miyembro ng team.

Bilang kahalili, kung gusto mong gawing pribado ang status ng isang gawain, narito ang kailangan mong gawin:

• Magbukas ng gawain sa Asana.

• Mag-click sa “Gawing Pribado” sa kanang sulok sa itaas.

• Sa ganitong paraan, pribado ang gawain para ikaw lang at iba pang mga collaborator ang makakakita.

• Alisin ang lahat ng mga collaborator sa ibaba ng page kung gusto mong gawing pribado ang gawaing ito.

Maaari Mo bang Magdagdag ng Parehong Miyembro at Panauhin sa Parehong Proyekto?

Sa katunayan, maaari mong idagdag ang parehong mga Miyembro at Panauhin sa parehong proyekto. Kapag nasa iisang team na sila, makikita nila ang mga pangalan ng isa't isa at mas makakapag-interact. Kung kasalukuyang nakikita ng dalawang Bisita ang isa't isa bilang "Pribadong User," nangangahulugan iyon na hindi sila gumagawa sa parehong proyekto o wala sila sa parehong team. Kapag naitalaga na sila sa parehong proyekto, makikita ang kanilang mga pangalan.

Ang mga miyembro ay pinapayagang mag-imbita ng mga Panauhin sa Organisasyon, ngunit ang mga Admin ang siyang gumagawa ng mga panghuling desisyon. Siyempre, ang isang Miyembro ay maaari lamang magdagdag ng mga Panauhin sa mga proyektong ginagawa nila, at maidaragdag sila ng Admin sa lahat ng aktibong proyekto, pati na rin sa mga nakatago.

Maaari Ka Bang Magkaroon ng Maramihang Assignee sa Asana?

Sa kasalukuyan, hindi posibleng magkaroon ng maraming assignee sa Asana. Isang tao lang ang maaaring italaga sa isang gawain dahil sila ang may pananagutan sa pagkumpleto nito.

Ang isang paraan upang magbahagi ng gawain sa iba't ibang tao ay ang magdagdag ng isa o higit pang mga subtask, kung saan madali kang makakapag-loop sa mas maraming collaborator. Ang isa pang paraan ay ang paggamit ng opsyong "Magtalaga ng Mga Kopya" at magkaroon ng mas maraming tao na nagtatrabaho sa mga kopya ng parehong gawain.

Sumasama ba ang Asana sa Mga Koponan?

Ang Asana at Microsoft Teams ay magkasamang lumikha ng isang matagumpay na tool sa pamamahala ng koponan. Gamit ang Asana para sa Microsoft Teams, ang mga team ay maaaring magtulungan nang mas mahusay. Sa loob ng pagsasamang ito, maaari mong gamitin ang Mga Koponan para makipag-usap sa mga collaborator at Asana upang ipamahagi ang mga gawain.

Narito kung ano ang binibigyang-daan sa iyo ng pagsasama na gawin:

• Sundin ang mga gawain, proyekto, at update ng Asana sa loob ng Mga Koponan.

• Gamitin ang Mga Koponan upang maghanap ng mga proyekto sa Asana.

• Gumawa ng mga custom na notification na gumagana sa parehong mga platform.

• I-customize ang lahat ng iyong mga kagustuhan sa notification.

• Gamitin ang lahat ng file ng Microsoft Office at ilakip ang mga ito sa mga proyekto at gawain ng Asana.

• Gamitin ang OneDrive para iimbak ang lahat ng mahalagang data para sa mga gawain at proyekto ng Asana.

Ano ang Magagawa ng Mga Panauhin sa Asana?

Ang mga bisita ay hindi maaaring magkaroon ng parehong antas ng access bilang mga miyembro ng organisasyon. Higit pa rito, makikita lang nila ang impormasyon o mga file na partikular na ibinahagi sa kanila o sa loob ng isang grupong kinabibilangan nila. Makikita ng mga bisita ang mga gawain, proyekto, at pampublikong proyekto na ibinahagi sa kanila ngunit walang pahintulot na mag-edit sila.

Available ang mga bayad na feature, ngunit pagdating sa paggawa, pag-edit, o pagtanggal ng mga Custom na Field, magiging imposible iyon kung isa kang Bisita sa Asana.

Narito kung ano ang access ng mga Bisita:

• Hindi maaaring maging miyembro ng grupo ang mga bisita

• Hindi maaaring maging Miyembro ng grupo ang mga bisita nang hindi binabago ang kanilang email address

• Ang mga bisita ay hindi makakapag-browse ng ibang mga team o makakapag-access ng iba't ibang grupo sa loob ng organisasyon

Ano ang Kahulugan ng Maging Bisita sa isang Organisasyon?

Ang mga bisita ay mga user na walang opisyal na email account mula sa kumpanya. Makakakuha sila ng imbitasyon upang tulungan ang koponan sa isa o ilang mga proyekto sa kamay. Sa status na Bisita, maaari kang makipag-ugnayan sa mga kliyente, customer, o sinumang iba pang gumagana sa proyekto. Gayunpaman, sa loob ng Organisasyon, makikita mo lang kung ano ang ibinahagi sa iyo ng iba.

Sa Asana, ang mga bisita ay maaaring magdagdag o mag-edit ng mga halaga sa loob ng proyekto o gawain, ngunit hindi nila maaaring tanggalin ang mga ito o gumawa ng mga bago. Bukod pa rito, mayroon silang access sa lahat ng mga premium na feature na pinapayagan mong gamitin nila, maliban sa custom na pamamahala ng mga field.

Maaari bang Magkita-kita ang mga Panauhin?

Makikita lang ng mga bisita ang isa't isa kung nagtutulungan sila sa kahit man lang isang proyekto. Kung hindi, makikita nila ang iba bilang "Mga Pribadong User." Sa ganitong paraan, tinitiyak ng organisasyon na hindi nila makikita ang kanilang mga pangalan maliban kung may ginagawa silang magkasama.

Ano ang Pagkakaiba sa pagitan ng Bisita at Limitadong Access na Miyembro?

Parehong nasa ibaba ng corporate ladder ang mga bisita at Limited Access Members (LAM). Sa esensya, ang mga LAM ay bahagi na ng organisasyon, habang ang mga Panauhin ay pansamantalang miyembro ng koponan. Siyempre, kung ang isang Panauhin ay nagpapakita ng talento at kasiya-siyang resulta, maaari silang maging isang LAM o maging isang Miyembro.

Bagama't hindi ibinabahagi ng mga Bisita ang domain ng kumpanya at hindi binibilang sa Asana plan, ang mga LAM ay may email address ng kumpanya at bilang ng upuan sa isang kumpanya. Ang status ng bisita ay umiiral lamang sa loob ng Mga Organisasyon at LAM na bahagi ng parehong Mga Organisasyon at Workspace sa Asana.

Laging Manatili sa Track

Ang pangangasiwa sa mga team ay hindi isang madaling gawain, ngunit ang mga tool tulad ng Asana ay makakatulong sa iyo na pamahalaan ang workload at lumikha ng mga functional na team na naghahatid sa oras. Nilagyan ng isang partikular na toolkit na nagbibigay-daan sa mga Admin na magdagdag ng mga miyembro, bisita, at mag-rejiggle ng mga miyembro ng koponan sa ilang mga pag-click, ito ay isang kailangang-kailangan na tool para sa anumang propesyonal na kumpanya.

Sana, natulungan ka naming maunawaan kung paano gumagana ang Asana at kung paano ito sulitin. Dagdag pa, alam mo na ngayon kung paano magdagdag ng mga Bisita sa iyong team at pamahalaan ang visibility ng lahat ng iyong proyekto.

Gusto mo bang gumamit ng Asana? Nagamit mo na ba ito sa Microsoft Teams?

Sabihin sa amin ang higit pa tungkol dito sa seksyon ng mga komento sa ibaba.