Ang email ay maaaring maging isang mahirap na bagay na pamahalaan. Sa isang kapaligiran sa trabaho, kailangan mong panatilihin ang isang organisadong inbox upang mapanatili ang kahusayan. Ang isang kalat na inbox ay maaaring patunayan ang isang napakalaking sakit, lalo na kapag napipilitan kang mag-scroll sa mga bundok ng mas lumang mga email na maaaring hindi mo na kailangan. Sa isang pagkakataon, ang mga mas lumang email na iyon ay maaaring nagsilbi ng isang layunin ngunit mula noon ay naging mga karagdagang hadlang kapag naghahanap ng isang partikular na email. Ang isang inbox na puno ng spam ay talagang maaalis sa iyong kakayahang pamahalaan ang iyong email library, at habang maraming paraan para pigilan ang iyong email na mapunta sa mga karagdagang listahan ng spam—inirerekumenda namin na ipadala ang iyong email nang hindi nagpapakilala—kailangan mo pa ring i-clear ang mga lumang mensaheng spam na unang-una nang nakarating sa iyong inbox.
Upang maiwasan ang maraming pagkonsumo ng oras, hindi ko inirerekomenda na subukang tanggalin ang lahat ng iyong mas lumang mga email nang manu-mano. Sa halip, salamat sa tulong ng mga filter, mas mabilis mong maaalis ang mga email na iyon. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang filter maaari mong tanggalin ang mga lumang mensahe batay sa isang tinukoy na time frame. Ang tanging problema na nakikita ko sa paggamit ng mga filter ay nalalapat lamang ang mga ito sa mga bagong natanggap na mensahe. Maaari kang maglapat ng mga filter sa hinaharap upang matiyak na hindi magaganap ang pileup sa pangalawang pagkakataon ngunit paano naman ang mga email na iyon na pumupuno sa iyong inbox ngayon?
Awtomatikong Tanggalin ang Mga Lumang Email sa Gmail
May ilang bagay na dapat pag-aralan pagdating sa pag-alis sa iyong sarili sa mga mas luma, hindi na kinakailangang mga email na sumasalot sa iyong Gmail inbox. Tatalakayin ko kung paano i-set up ang iyong mga filter, ilapat ang mga ito para magamit sa hinaharap, at kung paano aalisin ang lahat ng kasalukuyang lumang email gamit ang Gmail add-on, Email Studio .
Pag-set Up ng Iyong Mga Filter
Unang-una, i-set up natin ang iyong Mga filter .
Magsimula:
- Mag-log in sa iyong Gmail account gamit ang mga kinakailangang kredensyal.
- Hanapin ang icon ng Cog/Gear. Ito ang Mga Setting ng Gmail menu at makikita sa kanang sulok sa itaas ng window. Mag-click sa icon na ito at pagkatapos ay piliin Mga setting mula sa drop-down na menu.
- Mag-click sa tab na "Mga Filter" at pagkatapos ay mag-click sa Gumawa ng bagong filter .
- Sa input box na "May mga salita", i-type ang sumusunod - older_than:x kung saan ang "x" ay ang time frame ng mga mensaheng gusto mong tanggalin. Ito ay isang numero na sinusundan ng isang liham. Ang mga kasunod na titik ay tumutukoy sa takdang panahon. Kakailanganin mong gumamit ng "d" para sa mga araw, "w" para sa mga linggo, at "m" para sa mga buwan. Ang isang halimbawa ay mas matanda_kaysa:3d kung gusto mong tanggalin ang mga email na mas matanda sa tatlong araw.
- Susunod, i-click ang Lumikha ng filter gamit ang paghahanap na ito pindutan.
- Punan ang mga kahon na may label na "Tanggalin ito" at "Ilapat din ang filter sa" ng isang marka ng tsek sa pamamagitan ng pag-click sa mga ito.
- Panghuli, i-click Lumikha ng filter para masaksihan ang lahat ng iyong mas lumang email, batay sa petsa na kakatakda mo lang, lumipat mula sa iyong inbox patungo sa iyong trash folder.
Kapag na-delete ang mga mensahe sa Gmail, hindi sila agad-agad na nawawala sa pag-iral. Sa halip, mahahanap mo ang mga ito sa iyong Trash folder. Nangangahulugan ito na ang mga email na iyon ay mabibilang pa rin laban sa iyong kabuuang kapasidad ng data. Upang maalis ang mga ito nang buo, maaari mong hintayin ang Gmail na awtomatikong tanggalin ang mga ito pagkatapos ng 30 araw o tanggalin silang lahat ngayon mismo. Upang maisagawa ang huli, mag-click sa Basura folder at pagkatapos ay i-click ang link Alisin ang Basura Ngayon .
Filter para sa Hinaharap na Pagtanggal (Muling aplikasyon)
Ang pamagat ng artikulong ito ay tumatalakay sa awtomatikong pagtanggal. Sa kasamaang palad, hindi maaaring awtomatikong ma-trigger ang mga filter. Kakailanganin mong bumalik at muling ilapat ang filter sa iyong kasalukuyang inbox.
Upang muling maglapat ng filter:
- Bumalik sa iyong Mga Setting sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng Cog/Gear sa kanang tuktok ng window ng Gmail at pagpili Mga setting mula sa drop-down.
- I-click ang tab na “Mga Filter”.
- Dahil nakagawa ka na ng filter dati, maaari ka na ngayong mag-click I-edit , na matatagpuan sa tabi ng filter na iyon. Kung nakagawa ka dati ng maraming filter, madali mong mahahanap ang gusto mo dahil ipapakita ang pamantayan para sa bawat filter.
- I-click Magpatuloy sa seksyong lalabas kasama ng iyong pamantayan sa paghahanap. Ito ay magiging isang screen na katulad ng lumabas noong na-set up mo ang orihinal na filter.
- Muling maglagay ng check mark sa kahon sa tabi ng "Ilapat din ang filter sa."
- Sa pagkakataong ito, para i-activate ang filter, i-click I-update ang filter . Ang lahat ng iyong mas lumang email, na nakatakda sa tinukoy na time frame, ay dadalhin na ngayon sa Basura folder.
Email Studio
Ang Email Studio ay may kasamang magandang feature na awtomatikong tatanggalin ang lahat ng iyong mas lumang email mula sa isang tinukoy na nagpadala o sa mga nasa isang partikular na folder. Ang built-in na tampok na Auto-Purge ay makakatulong na panatilihing mas maayos ang iyong Gmail mailbox na humahantong sa isang mas mahusay na kapaligiran sa trabaho.
Sa Email Studio, maaari mong i-archive at ilapat ang “Mark as Read” sa lahat ng email na kasalukuyang nasa iyong inbox na nandoon nang mahigit tatlong buwan. Nagbibigay-daan din ito sa iyong permanenteng alisin ang lahat ng email mula sa iyong Basura at Spam awtomatikong mga folder pagkatapos ng dalawang araw. Bilang karagdagang karagdagang bonus, ang Auto-Purge ay may kasamang tampok na pag-unsubscribe sa email na makakatulong sa iyong madaling alisin ang iyong email address mula sa alinman sa mga masasamang listahan ng newsletter na iyon. Marami pa ring kaya ng add on ngunit nararamdaman ko na ang mga nabanggit na ay na-highlight nang eksakto kung ano ang kailangan namin para sa artikulong ito.
Ang pangunahing pakete ay libre upang magamit ngunit upang masulit ang produkto, isang premium na bersyon ay inaalok sa isang $29 taunang tag ng presyo. Ang pag-upgrade ay magbibigay-daan sa iyong lumikha ng maraming hanay ng mga panuntunan sa pag-purge at may kasamang email scheduler, forwarder, at auto-responder.
I-setup at I-enable ang Auto-Purging sa Gmail
Malinaw, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay i-download at i-install ang Email Studio add-on. Kapag naabot na iyon, makikita mo ang icon ng Email Studio sa kanang sidebar kapag binuksan mo ang alinman sa iyong mga email na mensahe sa Gmail.
Upang gamitin ito:
- Buksan ang add-on ng Email Studio at mag-log in gamit ang iyong Gmail account.
- Makakakita ka ng listahan ng mga opsyon. Mula sa mga opsyong iyon, piliin ang tool na "Email Cleanup".
- Pagkatapos, mag-click sa Magdagdag ng bagong panuntunan para makapag-set up ng panuntunan (tulad ng ginawa mo sa Mga filter ).
- Mayroong dalawang bahagi sa pagse-set up ng panuntunan – kakailanganin mong tumukoy ng kundisyon at pagkatapos ay isang pagkilos. Isipin ang "sanhi at bunga". Magti-trigger ang pagkilos kapag natugunan ang tinukoy na kundisyon.
- Upang magtakda ng kundisyon, magagawa mong gumamit ng mga advanced na parameter sa paghahanap sa loob ng Gmail gaya ng mas bago_kaysa o may:attachment o mas malaki sa . Gamitin ang mga ito upang matulungan kang mahanap ang eksaktong tugma hanggang sa mga email ng Gmail na gusto mong gawin Archive , ipadala sa Basura , o lumipat sa ibang folder.
- Kapag nakagawa na ng panuntunan, i-click ang I-save pindutan. Gumagana na ngayon ang Email Studio sa background, nagsasagawa ng run-check bawat oras na ginagawa ang tinukoy na pagkilos kapag natugunan ng isang email ang mga kundisyong nauugnay dito. Hindi mo na kailangang gumawa ng anumang bagay nang manu-mano.