Walang alinlangan, ang Gmail ang pinakasikat na serbisyo sa email. Ito ay mahusay na gumagana sa mga third-party na app upang i-sync ang nilalaman sa iba't ibang mga protocol. Nag-aalok din ito sa iyo ng magagandang pagpipilian upang i-automate, pamahalaan, at ayusin ang iyong mga email.
Ginagawa ito sa pamamagitan ng Mga Smart Label na maaaring gamitin tulad ng mga folder at may ilang mga default na label na dapat awtomatikong mag-uri-uriin ang mga papasok na mensahe. Sa totoo lang, maaaring tumagal ng ilang oras upang itakda at i-program ang lahat. Gayunpaman, makakakuha ka ng malinis na inbox na walang kalat at mas madaling piliin at pag-uri-uriin ang lahat ng email nang maramihan.
Ano ang Mga Smart Label?
Bilang default, inilalagay ng Mga Smart Label ang mga papasok na email sa limang kategorya. Narito kung ano ang mga ito:
Social – Ang label na ito ay naglalaman ng mga email mula sa mga serbisyo sa pakikipag-date, social media, at iba pang mga website sa pagbabahagi ng media.
- Mga update – Ang iyong mga digital na resibo, bill, kumpirmasyon, pati na rin ang mga financial statement ay napupunta sa label na Mga Update.
- Pangunahin – Ang mga mensaheng hindi kabilang saanman at ang mga personal na email ay mapupunta sa Pangunahing label.
- Mga forum – Ang mga email tungkol sa mga mensahe mula sa mga online na board, grupo, at forum ay nakatira sa tab na Mga Forum.
- Mga promosyon – Ang mga nakakainis na email blast at marketing campaign ay ipinapadala sa Promotions.
Tandaan: Napakahusay ng Gmail sa pag-filter ng mga email sa mga label hangga't pinagana mo ang mga ito at maayos na na-configure. Gayunpaman, ang ilan sa mga bagong email ay maaaring mapunta pa rin sa Pangunahing tab.
Pag-configure ng Mga Smart Label
Binibigyang-daan ka ng Google na piliin kung aling Mga Smart Label ang lalabas sa iyong inbox. Halimbawa, ang configuration menu ay kung saan maaari mong alisin ang Mga Promosyon o Social mula sa iyong inbox. Ito ang kailangan mong gawin.
Hakbang 1
Mag-click sa icon na Gear sa kanang sulok sa itaas ng screen upang ma-access ang menu ng Mga Setting. Pagkatapos ay mag-click sa "Tingnan ang lahat ng mga setting."
Hakbang 2
Ngayon, piliin ang "Inbox" at mag-click sa kahon sa harap ng mga label na gusto mong makuha sa iyong inbox. Maliban kung talagang kailangan mo ang mga email sa Promosyon o Social, huwag mag-atubiling panatilihing walang check ang lahat. Kapag tapos na, i-click ang "I-save ang Mga Pagbabago" upang kumpirmahin at handa ka nang umalis.
Paggamit ng Mga Filter sa Auto-sort ng mga Email
Nariyan ang mga filter upang awtomatikong pagbukud-bukurin ang mga email at ilagay ang mga ito sa ilalim ng tamang label. Tulad ng ipinahiwatig, ang mga default na filter ay gumagawa ng isang magandang trabaho sa kanilang sarili at maaari ka ring magtakda ng mga custom.
Hakbang 1
Ilunsad ang Gmail at mag-click sa maliit na pababang arrow sa search bar (ang arrow ay nasa dulong kanan ng bar). Ang isang digital na form ay bumababa at kailangan mong punan ang mga nauugnay na seksyon.
Hakbang 2
Ang form ay lubos na komprehensibo at kasama dito ang nagpadala at tatanggap ng email, paksa, laki, petsa, atbp. Ang field na "Kasama ang mga salita" ay medyo kawili-wili dahil pinapayagan ka nitong ipasok ang mga target na keyword at magpadala ng spam nang diretso sa digital oblivion.
Hakbang 3
Sa sandaling punan mo ang mga field, i-click ang Lumikha ng Filter at lalabas ang isa pang pop-up window, pagkatapos ay dapat mong piliin ang "Laktawan ang Inbox (I-archive ito)". Sa paggawa nito, tinitiyak mong maiiwasan ng mga email sa filter ang iyong inbox at lalabas lamang sa ilalim ng itinalagang label. Dapat mo ring piliin ang "Ilapat din ang filter sa 15 pagtutugma ng mga pag-uusap" na matatagpuan sa ibabang bahagi ng pop-up window.
Hakbang 4
Mayroong drop-down na arrow sa tabi ng "Ilapat ang label", i-click ang arrow na iyon at piliin ang label na tumugma sa mga na-filter na email.
Tip ng Dalubhasa: Hindi nililimitahan ng Google ang iyong mga opsyon sa mga default na label. Mag-click sa "Bagong label" at gumawa ng custom na tumutugma sa iyong mga pangangailangan.
Hakbang 5
Sa wakas, nag-click ka sa "Gumawa ng filter" muli at ang lahat ng na-filter na email ay tumalon mula sa iyong inbox at papunta sa label. Nalalapat din ito sa mga lumang email na nakuha mo mula sa isang naibigay na nagpadala. Maaari mong i-preview ang mga na-filter na email kung pipiliin mo ang Lahat ng Mail o pumunta sa filter na iyon.
Mahalagang Pagsasaalang-alang
Ang mga na-filter na mensahe ay lumalabas sa kani-kanilang mga folder kapag gumamit ka ng email client upang i-access ang Gmail sa pamamagitan ng IMAP. Sa kabilang banda, hindi ito nalalapat kapag gumagamit ka ng POP Gmail. Sa pagkakataong ito, lalabas ang mga na-filter na mensahe kasama ng lahat ng bagong mensahe.
Pag-export at Pag-import ng mga Filter
Maaaring hindi mo ito alam, ngunit pinapayagan ka ng Google na mag-export at mag-import ng mga filter. Ito ay maaaring maging isang tunay na lifesaver kung kailangan mong lumipat sa isang bagong email client.
Upang i-export ang mga filter, buksan ang Mga Setting ng Gmail, mag-click sa "Tingnan ang lahat ng mga setting" at piliin ang tab na "Mga filter at naka-block na address". Piliin ang filter na gusto mong i-export at mag-click sa "I-export". Makakakuha ka ng .xml file na maaaring i-edit sa pamamagitan ng text editor. Ngunit walang dahilan para gumawa ng anumang mga pag-edit doon dahil mas madaling tanggalin/palitan ang mga filter pagkatapos mong i-upload ang mga ito.
Ang pag-import ng mga filter ay medyo madali din. Pumunta sa ibaba ng page at piliin ang “Mag-import ng mga filter” pagkatapos ay “Pumili ng File”. Hanapin ang .xml file ng mga filter, i-click ito, at piliin ang "Buksan ang file." Hindi awtomatikong tinatapos ng Gmail ang pagkilos, kailangan mong mag-click sa "Gumawa ng mga filter" upang kumpirmahin.
Malinis na Trick: Ang pinakamabilis na paraan upang awtomatikong pag-uri-uriin ang mahahalagang email ay ang paglalagay ng star sa kanila. I-click lamang ang maliit na bituin sa tabi ng petsa at oras at lalabas ang mga email sa seksyong Naka-star.
Dumating ang Postman
Kapag sinabi at tapos na ang lahat, ang pagse-set up ng auto-sort sa Gmail ay tumatagal ng ilang oras at pagsisikap. Ngunit ang UI ay intuitive, simple-gamitin, at kailangan mo lang itong gawin nang isang beses.
Gumagamit ka ba ng email client para ma-access ang iyong Gmail account? Anong mga custom na label ang gusto mong gawin? Huwag mag-atubiling sabihin sa amin ang higit pa tungkol sa iyong mga kagustuhan sa seksyon ng mga komento sa ibaba.