Kung kailangan mong gumawa ng isang listahan ng anumang bagay, nakakaakit na makita ang Excel bilang default na imbakan: pagkatapos ng lahat, ito ay isang maliit na listahan lamang ng mga item para sa iyong sarili o sa ilang malalapit na kasamahan.
Marahil ay kailangan mo ng isang bagay na mas sopistikado, tulad ng mga formula para sa mga kalkulasyon o macro programming upang i-automate ang pagkolekta at pagproseso ng data.
Sa kasamaang palad, ang kadalian kung saan maaari kang magsimulang magtrabaho sa Excel o isang karibal na programa ng spreadsheet ay isa rin sa mga pinakamalaking problema nito. Kung ano ang nagsisimula bilang isang maliit na proyekto sa Excel ay lumalaki sa isang bagay na napakalaking, kung saan maaari mo ring harapin ang mga isyu sa bilis at katatagan o kahit isang problema sa pag-unlad na hindi mo malutas.
Higit pa rito, ang mga gawain sa pamamahala ng malaking data ay kadalasang nagpapakita ng mga makabuluhang hamon, gaya ng organisasyon, pagpapatupad, pag-uuri ng mga file, pamamahala ng database, pakikipagtulungan ng user, at higit pa. Ang kailangan lang para masira ang istraktura ng isang database ay ang paglalagay ng data sa maling lugar, pag-type ng data nang hindi pare-pareho, o kahit na magkaroon ng dalawang tao na nagtatrabaho sa parehong sheet. Maraming bagay ang maaaring magkamali, na nagdudulot ng mga pagkaantala sa oras at posibleng pagkawala ng data.
Ipinapaliwanag ng artikulong ito ang mga pinakakaraniwang isyu na lumalabas kapag gumagamit ng mga spreadsheet ng Excel, kung paano haharapin ang mga ito, at kapag mas mahusay kang sumulong at lumipat sa isang database sa halip.
Isyu #1: Excel Multi-User Editing
Kapag organikong lumago ang mga sistema ng Excel, mabilis kang magkakaroon ng mga problema kung saan nagbubukas ang isang user ng workbook sa anumang partikular na oras, at sasabihin sa pangalawang tao na bukas na ito. Ang pangalawang user ay maaaring magkansela, maghintay, o tumingin ng read-only na bersyon. Ang pangako ng Excel na ipaalam sa iyo kapag lumabas ang ibang tao sa workbook ay isang sugal dahil hindi nito madalas na sinusuri ang status, at maaaring hindi ka nito mapaliwanagan. Kahit na nangyari ito, maaaring may ibang mag-log in at magbukas ng file bago ka.
Upang maiwasan ang mga epekto ng "solo user", maaari mong gamitin ang Excel Online (ang cut-down, web-based na bersyon ng Excel) o i-on ang Nakabahaging Workbook tampok. Narito ang isang mabilis na gabay sa kung paano magbahagi ng Spreadsheet.
- Buksan ang iyong gustong Spreadsheet at mag-click sa file sa taas.
- Susunod, sa menu sa kaliwang bahagi, mag-click sa Ibahagi para magbukas ng bagong window.
- Ngayon, ilagay ang impormasyon ng user na gusto mong ibahagi ang Spreadsheet.
Maaari mo ring hatiin ang data sa ilang mga workbook upang ang iba't ibang mga tao ay magtrabaho sa iba't ibang mga workbook nang hindi tinatapakan ang mga paa ng isa't isa.
Isyu #2: Excel Shared Workbooks
Binibigyang-daan ng Excel Online ang maraming editor, bilang default, ngunit kulang ito ng malaking pagpapagana. Ang serbisyo ay hindi gaanong kalaban para sa anumang bagay maliban sa mga pinakasimpleng gawain. Bagama't ang feature na Mga Shared Workbook ay mukhang dapat nitong gawin ang trabaho, puno ito ng mga paghihigpit. Hindi ka makakagawa ng talahanayan o makakapagtanggal ng isang bloke ng mga cell kung ibinabahagi ang workbook, halimbawa.
Kapag organikong lumago ang mga sistema ng Excel, magkakaroon ka ng problema na isang user lang ang makakapagbukas ng workbook anumang oras.
Mayroong mga solusyon para sa ilang online na paghihigpit sa Excel. Para sa iba, ito ay isang bagay na baguhin ang istraktura ng workbook sa halip na gumamit ng isang workbook na naka-set up na—ngunit ang sitwasyong ito ay madalas na humahadlang. Bilang resulta, imposibleng gumamit ng nakabahaging workbook sa parehong paraan na maaari mong gamitin ang isang ordinaryong, single-user na workbook.
Ang mga pagbabago sa mga nakabahaging workbook ay naka-synchronize sa pagitan ng mga user sa tuwing mase-save ang workbook. Ang pagkilos na ito ay inilalagay sa isang naka-time na iskedyul, na pinipilit ang pag-save tuwing limang minuto, halimbawa. Gayunpaman, ang overhead ng regular na pag-save at ang pagsubaybay sa mga pagbabago ng bawat user ay medyo malaki. Ang mga workbook ay maaaring mabilis na magpalobo sa laki at maglagay ng strain sa iyong network, na nagpapabagal sa iba pang mga system.
Isyu #3: Mga Workbook na Naka-link sa Excel
Ang paghahati sa iyong data sa maraming workbook ay maaaring magbigay ng solusyon sa problema ng pag-edit ng maraming user. Gayunpaman, malamang na kailangan nilang magkaroon ng mga link sa pagitan nila upang ang mga halagang ipinasok sa isa ay magamit sa isa pa. Ang mga link sa pagitan ng mga workbook ay kapaki-pakinabang din para sa pagpapanatili ng hiwalay na data sa hiwalay na mga file, sa halip na pagkakaroon ng mga indibidwal na sheet sa isang workbook.
Nakakainis, ang mga link na ito ay isa pang pinagmumulan ng pagkabigo at kawalang-tatag. Nagiging ganap ang mga ito, kabilang ang buong path sa source workbook, o kamag-anak, kabilang ang pagkakaiba sa pagitan ng source at destination path. Bagama't mukhang makatuwiran ito, gumagamit ang Excel ng mga arcane na panuntunan upang magpasya kung kailan gagamitin ang bawat uri ng link at baguhin ang mga ito.
Ang mga patakaran ay pinamamahalaan ng ilang mga opsyon at kung ang mga workbook ay nai-save bago magpasok ng mga link. Nagbabago rin ang mga link kapag na-save mo ang workbook o binuksan at ginamit I-save bilang upang gumawa ng duplicate, sa halip na kopyahin ang file gamit File Explorer. Ang kinalabasan ng lahat ng kalituhan at kawalan ng katiyakan na ito ay ang mga link sa pagitan ng mga workbook ay madaling masira, at ang pagbawi mula sa mga sirang link ay isang prosesong matagal. Walang nakakakuha ng access sa mga file na apektado.
Ina-update lang ang naka-link na data kapag nabuksan ang mga file maliban kung partikular kang nag-click Data > Mga Query at Koneksyon > I-edit ang Mga Link > I-update ang Mga Halaga. Narito ang isang mabilis na pagpapakita.
- Buksan ang iyong gustong Spreadsheet at mag-click sa Data sa taas.
- Ngayon, hanapin Mga Tanong atMga koneksyon at mag-click sa I-edit ang Mga Link.
- Pagkatapos, piliin I-update ang Mga Halaga.
Kung ang iyong mga link ay wala sa pagitan ng dalawang workbook ngunit sumasaklaw sa tatlo o higit pa, kailangan mong buksan ang lahat ng workbook sa tamang pagkakasunod-sunod upang matiyak ang anumang na-update na proseso ng data sa tamang pagkakasunud-sunod, mula sa una hanggang sa pangalawa hanggang sa ikatlo. Kung binago mo ang isang value sa unang workbook at pagkatapos ay binuksan mo ang pangatlo, hindi ito makakakita ng anumang pagbabago dahil hindi na-update ng pangalawang workbook ang mga value nito.
Lohikal ang data chaining na ito, ngunit pinapataas nito ang posibilidad na mali ang impormasyon o susubukan mong magbukas ng workbook na ini-edit na ng ibang tao.
Siyempre, maaari mong subukang iwasan nang buo ang mga naka-link na workbook, ngunit may pagkakataon na maipasok mo ang parehong data sa higit sa isang workbook, at kaakibat nito ang panganib ng pag-type nito nang bahagyang naiiba sa bawat oras.
Isyu #4: Pagpapatunay ng Data ng Excel
Ang mga error ay maaaring gumapang sa data sa loob ng anumang computer system: ang mga tao ay nagkakamali sa pag-type ng mga salita o naglilipat ng mga digit sa mga numero na may monotonous na regularidad. Kung hindi susuriin ang iyong data habang ipinasok ito, magkakaroon ka ng mga problema.
Bilang default, tinatanggap ng Excel ang anumang uri ng user. Posibleng mag-set up ng pagpapatunay sa mga listahan ng paghahanap, ngunit mahirap panatilihin ang mga ito, pangunahin kung ang parehong field ay magagamit sa higit sa isang lugar. Kung ang mga user ay kailangang maglagay ng mga numero ng ID ng dokumento o mga numero ng sangguniang customer nang walang anumang pagsusuri, madaling pagsama-samahin ang mga maling talaan nang hindi namamalayan. Ang integridad ng data ng system ay nagiging malalang nakompromiso, at ang anumang pagsusuri ng data ay pinaghihinalaan.
Maaaring magdusa ka na sa mga epekto ng mga problema sa pagpapatunay ng data nang hindi nalalaman ang ugat na dahilan. Isaalang-alang ang isang sitwasyon kung saan mayroon kang listahan ng mga invoice sa Excel. Bahagyang naiiba ang pag-type ng user ng pangalan ng customer sa bawat invoice. Bilang resulta, nakakakuha ka ng mga invoice sa “Jones Ltd,” “Jones Limited,” “Jonse Ltd,” at “joness.” Maaaring alam mo na ang lahat ng ito ay tumutukoy sa parehong kumpanya, ngunit ang Excel ay hindi. Ang anumang pagsusuri ng data ng invoice, tulad ng pivot table batay sa mga customer ayon sa buwan, ay naghahatid ng maraming resulta kapag dapat isa lang.
Isyu #5: Excel Navigation
Ang malalaking workbook ay mahirap mag-navigate. Ang mga tab ng sheet sa ibaba ng window ay isang kahila-hilakbot na mekanismo para sa paghahanap ng iyong paraan sa paligid kapag mayroong maraming mga halaga ng mga ito. Sa mas maraming maipapakitang tab sa buong screen, nagiging mahirap na mahanap ang kailangan mo. Narito ang isang mabilis na paraan upang mag-navigate sa mga sheet.
- Malapit sa ibaba, kaliwang bahagi ng screen, i-right click sa mga arrow button, sa kaliwa ng mga pangalan ng sheet, upang ilabas ang I-activate ang Sheet diyalogo.
Ang unang 20 sheet lamang ang nakalista bago mo kailangang mag-scroll sa listahan. Walang paraan upang pagbukud-bukurin, pangkatin, o hanapin ang sheet na gusto mo. Ang window ay dapat magmukhang katulad ng ipinapakita sa ibaba.
Isyu #6: Excel Security
Maaari kang magdagdag ng seguridad sa mga workbook ng Excel, ngunit puno ito ng mga problema. Ang proteksyon ay higit na nakatuon sa pagprotekta sa istruktura ng workbook kaysa sa data. Maaari mong subukang i-lock ang ilang mga sheet at cell upang pigilan ang mga user na baguhin ang istraktura at formula, ngunit kung nakikita nila ang data, kadalasan ay maaari nilang baguhin ang alinman o lahat nito (maliban kung gagawa ka ng ilang creative macro programming).
Isyu #7: Mga Problema sa Bilis ng Excel
Ang Excel ay hindi ang pinakamabilis na application, at ang programming language nito, ang VBA, ay tamad kumpara sa mas propesyonal na programming language gaya ng C#. Ang sitwasyong ito ay nagmumula sa nilalayon na paggamit at flexible na katangian ng Excel. Ito ay, pagkatapos ng lahat, isang spreadsheet engine. Oo, maaaring i-press ang Excel VBA sa serbisyo upang pamahalaan ang mga listahan ng data, ngunit hindi iyon nangangahulugan na ito ang pinakamahusay na pagpipilian para sa ganoong uri ng trabaho. Ang iba pang mga application ay mas angkop sa mga ganoong gawain—pangunahin dahil tahasang idinisenyo ang mga ito para gawin ang mga ito.
Paggamit ng Database para sa Structured Data
Kung tinatamaan mo ang alinman sa mga problemang nakabalangkas sa artikulong ito, huwag pansinin ang mga ito. Mayroong propesyonal na sagot sa pag-iimbak ng structured data, na kilala bilang database. Hindi ito kailangang maging nakakatakot o mahal, at dapat itong magbigay-daan sa iyong mag-isip nang lohikal tungkol sa iyong data, kung paano ito magkakaugnay, at kung paano ka nakikipag-ugnayan dito.
Tandaan: Kung lilipat ka mula sa isang solusyon sa spreadsheet patungo sa isang database, huwag mapang-alipin na i-duplicate ang disenyo ng spreadsheet, samantalahin ang pagkakataong pagandahin ito.
Mayroong magagamit na mga application ng database ng pangkalahatang layunin, kung saan maaari kang bumuo ng isang pasadyang solusyon. Bilang kahalili, maaari mong makita na ang isang dalubhasang database application—isa na idinisenyo na para sa layuning kailangan mo—ay mas mura, mas mabilis na ipatupad, at mas angkop.
Halimbawa, kung mayroon kang listahan ng mga customer at ang mga detalye ng lahat ng iyong pakikipag-ugnayan sa kanila, iyon ay itinuturing na isang customer relationship management (CRM) system. Sa kabila ng magarbong pangalan nito, ang isang CRM system ay isang dalubhasang database. Katulad nito, ang mga pakete ng account tulad ng QuickBooks at Sage ay mga dalubhasang database. Kung hindi ka makahanap ng isang prebuilt na application na nababagay sa iyong partikular na mga pangangailangan, maaari mo itong buuin nang mag-isa o kumuha ng isa na ginawa para sa iyo ng iyong IT department o consultant.
Ang pinakakaraniwang uri ng database ay isang relational database, na nag-iimbak ng data nito sa mga talahanayan at binubuo ng mga row at column. Hawak ng bawat row ang data para sa isang hiwalay na item. Halimbawa, ang bawat column ay naglalarawan ng ibang katangian ng paksa, gaya ng pangalan ng customer o credit limit.
Kailangan mo lang maglagay ng data ng isang customer nang isang beses para gumawa ng record, at pagkatapos ay magagamit mo ito sa pinakamaraming invoice hangga't kailangan mo.
Ang mga talahanayan ay may mga ugnayang tinukoy sa pagitan ng mga ito upang, halimbawa, ang isang invoice ay nagdadala ng customer ID. Ang prosesong ito ay nangangahulugan na madali mong mahahanap ang lahat ng mga invoice para sa isang partikular na customer o makuha ang numero ng telepono ng customer mula sa isang partikular na invoice. Kailangan mo lang ipasok ang data ng customer nang isang beses upang gawin ang rekord ng customer, at pagkatapos ay magagamit mo ito sa pinakamaraming invoice hangga't kailangan mo nang hindi na kailangang i-type ito muli. Upang lumikha ng isang database, kailangan mong tukuyin ang mga talahanayan at relasyon na ito at pagkatapos ay tukuyin ang mga layout ng screen na gusto mong gamitin upang ilista at i-edit ang data.
Mayroong dose-dosenang mga database application sa labas. Ang ilan ay madaling gamitin at gawin ang buong trabaho, na nagbibigay-daan sa iyong tukuyin ang mga talahanayan, mga screen sa pagpasok ng data, at mga ulat. Ang iba ay mas ganap na tampok sa mga partikular na lugar ngunit nangangailangan ng iba pang mga tool upang magawa ang isang kumpletong trabaho.
Halimbawa, ang isang programa ay maaaring mapagkakatiwalaan kapag tinutukoy ang mga talahanayan at mga relasyon at may matatag na pagsusuri at mga tampok sa pag-uulat. Gayunpaman, ang application sa huli ay kulang sa anumang mga tool para sa pagtukoy ng mga screen ng pagpasok ng data. Ang Microsoft SQL Server ay ang malinaw na halimbawa dito. Tulad ng iba pang malalaking database system, pinangangalagaan ng SQL Server ang back-end at inaasahan mong gagamit ka ng isa pang tool, tulad ng Visual Studio, upang bumuo ng front-end.
Aling Mga Opsyon sa Database ang Tama para sa Iyo?
Pagpipilian sa Database #1: Microsoft Access
Ang access ay isa sa mga granddaddies ng mga desktop database. Madali itong gamitin ngunit madaling abusuhin. Maaari kang magdisenyo ng mga talahanayan, screen, at ulat mula sa simula o magsimula sa isang template. Ang ilan sa mga template ay hayagang Amerikano at hindi palaging nagtuturo ng magandang kasanayan, ngunit mabilis kang makapagsimula. Maaaring maging sopistikado ang mga screen at feature ng programming. Maaari mong i-deploy ang iyong natapos na application sa ibang mga user sa pamamagitan ng iyong intranet (HINDI internet) sa halip na umasa sa mga file share.
Opsyon #2 sa Database: Microsoft SharePoint
Ang SharePoint ay isang database, pati na rin isang mekanismo ng pag-iimbak ng dokumento. Magagamit mo ito para mag-compile ng mga simpleng listahan at maiugnay ang mga ito nang magkasama. Medyo sopistikado ang Form Designer, ngunit posible pa rin ang pag-customize. Ang kakayahan ng SharePoint na "grab" ang isang listahan ng data na naipon sa Excel at ilagay ito sa isang custom na listahan ay kapaki-pakinabang. Ginagawang available ng program ang custom na listahan sa lahat sa iyong network at binibigyang-daan kang magdagdag ng seguridad upang paghigpitan kung sino ang maaaring gumawa ng kung ano sa data na iyon. Maaari mong hilingin sa SharePoint na alertuhan ka sa pamamagitan ng email sa tuwing may magdaragdag, mag-edit, o magtanggal ng mga tala. Kung nag-iimbak ka ng data tungkol sa mga tao, mga item sa kalendaryo, o mga gawain, maaari mong i-synchronize ang data na iyon sa Outlook.
Pagpipilian sa Database #3: Zoho Creator
Ang Zoho Office ay isang web application na may kasamang database na gumagamit ng drag-and-drop na functionality upang ipalaganap ang mga form nito sa isang simple, intuitive na paraan. Nasasanay din ang proseso ng pag-drag-and-drop upang i-program ang mga pakikipag-ugnayan at daloy ng trabaho. Bilang serbisyo sa web, available ang iyong data at mga application mula sa kahit saan, na may simpleng seguridad upang mapanatiling pribado ang iyong data. Naniningil ang Zoho sa bawat user, kada buwan, ngunit nililimitahan nito ang bilang ng mga record na maaari mong iimbak para sa naitatag na presyong iyon. Ang programa ay nagkakahalaga ng dagdag kapag nag-iimbak ng mas maraming data o para sa iba pang mga tampok tulad ng pagsasama ng email.
Paggamit ng Excel Spreadsheets
Tulad ng nakikita mo, nag-aalok ang Excel ng maraming mga tampok ngunit kulang sa ilang mga lugar sa loob ng bawat isa. Minsan, mas mahusay ang ibang application, lalo na kung partikular itong idinisenyo para sa gawain. Sa ibang pagkakataon, gumagana nang maayos ang Excel, tulad ng para sa mas maliliit na database, hangga't alam mo kung paano maiwasan ang mga problema na mangyari sa simula pa lang.
Nakakaranas ka ba ng anumang mas karaniwang mga problema kapag gumagamit ng Excel? Ibahagi ang iyong mga saloobin sa mga komento sa ibaba.