Para sa marami, ang paggawa ng clone o kopya ng mga draft ng email ay isang kinakailangang bahagi ng kanilang trabaho. Sa kabutihang palad, posible ito gamit ang mga template ng email, isang function na naka-built-in na sa Gmail.
Sinusubukan mo mang gumawa ng generic na email para sa mga awtomatikong tugon sa mga katanungan at pagbabayad o naghahanap lang ng shortcut sa oras ng pagtugon sa iyong email, nasa Gmail ang hinahanap mo. Sa artikulong ito, sisimulan ka naming gumawa ng sarili mong mga template ng email sa karamihan ng mga pangunahing device.
Mga Template ng Email
Ang mga template ng email ay isang nakakatipid na biyaya ng lahat ng maliliit na may-ari ng negosyo o ng mga taong nakakakita ng kanilang mga sarili na nagsasabi ng parehong mga bagay sa parehong mga uri ng mga email. Nagamit ko na ang mga ito mula nang magsimula ako ng sarili kong mga negosyo at nailigtas nila ako ng daan-daang oras sa paglipas ng mga taon.
Ang mga template ng email ay maaari ring magmukhang mas propesyonal. Maaari kang tumugon nang mas mabilis at ang simpleng 'Salamat sa iyong email, direktang makikipag-ugnayan sa iyo ang isa sa aming team sa loob ng 24 na oras' ay maaaring makaramdam ng pagpapahalaga sa isang customer. Isinasaalang-alang kung gaano kadali itong gawin, lubos kong inirerekumenda na gamitin ang mga ito.
Paglikha ng Mga Template ng Email sa Gmail sa isang PC
Tumatawag ang Gmail sa mga template ng Mga Canned Response at kailangan mong paganahin ang feature bago mo magamit ang mga ito. Kapag tapos na, maaari kang lumikha ng maraming mga template ng email hangga't gusto mo.
- Buksan ang Gmail at mag-log in.
- Ngayon, piliin ang Settings cog menu icon sa kanang tuktok ng screen.
- Susunod, mag-click sa Tingnan ang lahat ng mga setting.
- Ngayon, mag-click sa Advanced.
- Pagkatapos, kung hindi pa, piliin Paganahin para sa Mga template at i-click I-save ang mga pagbabago.
- Kapag na-reload na ang Gmail, mag-click sa Mag-compose.
- I-type ang text na gusto mo para sa iyong template at pagkatapos ay mag-click sa Higit pa (ang tatlong patayong tuldok).
- Pagkatapos, mag-click sa Mga Template > I-save ang draft bilang template > I-save bilang bagong template.
- Panghuli, pangalanan ang iyong template at piliin I-save.
Paglikha ng Mga Template ng Email sa Gmail sa Android
Katulad ng PC, maaari kang gumawa ng template sa iyong Android device.
- Buksan ang Gmail app at mag-click sa Mag-compose pindutan (+).
- Ngayon, i-type ang iyong email at i-click ang Higit pa button (ang tatlong patayong tuldok).
- Pumili I-save ang draft mula sa dropdown na menu.
Paglikha ng Mga Template ng Email sa Gmail sa isang iPhone
Kakailanganin mong mag-install ng app gaya ng Email Templates para gumana sa Gmail o gamitin ang built-in na Notes app para gumawa ng mga template ng email.
- Buksan ang Gmail app, mag-scroll pababa at mag-click sa Mag-compose button (ang icon ng papel at panulat).
- Kung nag-install ka ng Mga Template ng Email, pagkatapos ay mag-click sa ellipsis (tatlong pahalang na tuldok) at piliin ang Ipasok mula sa Mga Template ng cloudHQ.
Bilang kahalili, maaari mong gawin ang template gamit ang iyong Notes app.
- Mula sa loob ng ginawang template ng email, mag-click sa icon sa kanang sulok sa itaas ng screen nito at piliin ang Gmail app.
- Ang tala ay dapat na ngayong mai-load sa katawan ng email.
Gamit ang Iyong Template ng Email
Ngayong nagawa mo na ang iyong template ng email, oras na para gamitin ito. Kapag natanggap mo ang iyong unang pagkakataon na gamitin ang template, gawin ito:
- Buksan ang Gmail at mag-click sa Mag-compose.
- Ngayon, mag-click sa Higit pa.
- Pagkatapos, pumunta sa Mga Template > Ipasok ang Template at piliin ang iyong template ng email.
- Susunod, i-edit kung kinakailangan at i-click Ipadala.
Maaari mo ring gawin ang parehong bagay sa pamamagitan ng paggamit ng Reply.
Paggamit ng Iyong Template ng Email para sa Mga Auto Response
Pagkuha ng template ng email nang isang hakbang pa, paano ang pag-set up ng isang naka-kahong tugon bilang isang awtomatikong pagtugon sa isang papasok na email. Kakailanganin mong panatilihing generic ang iyong de-latang tugon ngunit ito ay isang mahusay na paraan upang tanggapin ang mga order o query at bumuo ng magandang relasyon sa iyong customer.
- Mag-click sa icon sa Search Bar sa tuktok ng screen.
- Ngayon, ipasok ang iyong pamantayan para sa paghahanap at piliin Lumikha ng filter.
- Susunod, mag-click sa checkbox para sa Magpadala ng template, piliin ang template na gusto mong ipadala at pagkatapos ay mag-click sa Lumikha ng filter muli.
Ngayon sa tuwing natutugunan ang pamantayan ng filter, awtomatikong ipapadala ng Gmail ang iyong naka-kahong tugon. Tamang-tama ito para sa mga pagkilala o pag-update at maaaring itakda na mag-trigger sa maraming paraan. Imposibleng ilista ko silang lahat dito ngunit makikilala mo ang isang pattern sa iyong mga email na magagamit mo. Halimbawa, lahat ng email ay ipinapadala sa iyong '[email protected]' email address o anumang email na naglalaman ng salitang 'Order'. Nakukuha mo ang ideya.